Okres 10 lat na przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku, kiedy to doszło do zmiany przepisów. Okres 50 lat będzie obowiązywał co do osób zatrudnionych przed 1999 rokiem. Co do tych osób nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Czekają nas zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej związane z jej elektronizacją i skróceniem okresu przechowywania. O tym już wiele pisano i mówiono. Warto natomiast pamiętać o jeszcze jednej powiązanej kwestii – a konkretnie o tym, że nowe regulacje mają znaczenie także dla obowiązków pracodawców związanych z wydawaniem świadectw pracy. Czytaj także: Świadectwo pracy: co powinno zawierać Te z kolei stanowią podstawową metodę potwierdzania zakończonego już zatrudnienia w danej firmie. Mają istotne znaczenie dla byłych pracowników poszukujących nowej pracy. Umożliwiają nie tylko wykazanie dotychczasowego przebiegu kariery, ale również ustalenie, np. wysokości urlopu wypoczynkowego należnego w przyszłej pracy. Brak miejsca na dowolność Wydanie świadectwa pracy należy do obowiązków pracodawcy. Przekazanie go nie może być uzależnione od dokonania jakichkolwiek rozliczeń z byłym pracownikiem. Oznacza to, że szef nie ma prawa warunkować wydania dokumentu np. uprzednim zwróceniem przez zatrudnionego pobranych zaliczek, pożyczek czy powierzonych mu narzędzi pracy. Pracodawca rozstający się ze swoim podwładnym, powinien wręczyć mu świadectwo pracy niezwłocznie, w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy. Świadectwo pracy wskazuje podstawowe informacje na temat przebiegu zatrudnienia danego pracownika. Dane, które powinno ono zawierać, są ściśle określone przepisami prawa. W treści dokumentu trzeba umieścić przede wszystkim takie informacje jak: - okres zatrudnienia, - wymiar czasu pracy, - rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko, Autopromocja Specjalna oferta letnia Pełen dostęp do treści "Rzeczpospolitej" za 5,90 zł/miesiąc KUP TERAZ - tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy, - zajęcie wynagrodzenia za pracę w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej, - informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystanie urlopów wypoczynkowych lub związanych z rodzicielstwem, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub pobierania wynagrodzenia za czas choroby). W świadectwie pracy zamieszcza się również pouczenie o prawach pracownika dotyczących trybu jego sprostowania, a także dane dotyczące wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach – jeżeli zażądał tego zatrudniony. Co nowego Zmiany dotyczące przekazywania podwładnym świadectw pracy wiążą się z wejściem w życie przepisów wprowadzających skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (czyli tzw. dokumentacji pracowniczej) oraz możliwość jej elektronizacji. Konkretnie mówimy tu o ustawie z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357). Celem przypomnienia, ten nowy okres to zasadniczo 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu, a nie – jak to było dotychczas – 50, a dokumenty będzie można przechowywać również elektronicznie. Z punktu widzenia świadectw pracy najważniejsze jest jednak, że wraz z nimi szefowie będą musieli wydawać pracownikom dodatkowe informacje o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo 10-cioletnim), - możliwości jej odbioru przez etatowca do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania, - zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w tym terminie. Co istotne, tę informację będzie można przekazać byłemu zatrudnionemu nie tylko w postaci papierowej. Dopuszczalna jest również forma elektroniczna. Nawet odszkodowanie Niewydanie byłemu pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom. Takim zaniechaniem przełożony ryzykuje poniesienie dotkliwych konsekwencji finansowych – kara grzywny może wynieść od 1000 zł aż do 30 000 zł). Jednak potencjalna odpowiedzialność pracodawcy na tym się nie kończy. Były zatrudniony może żądać wydania świadectwa pracy i dochodzić odszkodowania w związku z poniesioną przez to szkodą w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. - Patrycja Zawirska jest radcą prawnym, partnerem w Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci - Marta Rogocz jest prawnikiem w tej kancelarii Jeżeli stosunek pracy rozpoczął się w 2019 r. lub później obowiązek przechowywania akt osobowych pracownika wynosi 10 lat. Czas przechowywania akt osobowych pracownika, zatrudnionego w latach 1999-2018 może ulec skróceniu z 50 lat do 10 lat. W tym celu pracodawca musi przesłać zaświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA do

W artykule omówiono podstawowe zagadnienia dotyczące wydawania świadectwa pracy, zakres tego obowiązku oraz odpowiedzialność za jego niespełnienie. Zgodnie z art. 97 w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >> Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Jeśli dane zamieszczone w świadectwie pracy nie będą odpowiadać rzeczywistości, pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystą­pić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględ­nienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o od­mowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Obowiązek sprostowania świadectwa pracy dotyczy także przypadku , gdy z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, wówczas pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastą­piło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. W związku z częstymi przypadkami uzależniania wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą, ustawodawca wyraźnie zakazał takiego sposobu postępowania. Szczegółową treść świadectwa pracy oraz sposób i tryb jego wydawania a także prostowania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289. W świadectwie pracy należy podawać także liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 Moim zdaniem, w świadectwie pracy powinno się podawać albo liczbę dni albo liczbę godzin urlopu wykorzystanego lub za który wypłacono ekwiwalent, natomiast w stosunku do urlopu na żądanie powinno się podawać liczbę dni wykorzystanego urlopu z art. 1672 Wychodzę bowiem z założenia, że jeżeli liczba dni należnego urlopu za dany rok została pracownikowi celowościowo przeliczona na godziny, to już nie ma potrzeby operowania ułamkami urlopu określonego w dniach, bo tym sposobem bardzo łatwo o pomyłkę. Zgodnie z przepisem wykonawczym, pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie, za pośrednictwem poczty, albo doręcza go w inny sposób. Niemożliwość wydania świadectwa pracy oznacza wyłącznie przypadek nieobecności pracownika w pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, przy równoczesnym niewyznaczeniu osoby do odebrania świadectwa w jego imieniu, lub też niezgłoszeniu się tej osoby u pracodawcy, w tym dniu. Wobec tego, jeśli w ostatnim dniu trwania stosunku pracy pracownik jest obecny w pracy, to nie może być mowy o niemożliwości wydania świadectwa pracy. Tylko wskazany wyjątek jest dopuszczalny, ponieważ normodawca przesuwa część ryzyka obciążającego pracodawcę na pracownika, dopuszczając prawnie 7-dniową zwłokę w wydaniu świadectwa pracy. Zabieg taki może być poprawny, przy założeniu, że powody nie wydania świadectwa pracy leżą po stronie pracownika a nie pracodawcy. Odmienny przypadek byłby nie do pogodzenia z zasadą ryzyka podmiotu zatrudniającego. Pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wy­stąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględ­nienia wniosku, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 21 Prawo wystąpienia do sądu jest formalnie uwarunkowane uprzednim żądaniem sprostowania świadectwa, a ponadto pracownik jest związany w obu przypadkach 7-dniowym terminem. Termin ten należy jednak uznać za instrukcyjny, skoro pracownik może żądać odszkodowania z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy, bez względu na to, czy wcześniej żądał jego sprostowania (por. wyrok SN z dnia r. II PK 36/04, OSNP 2005/8/106). Jeżeli pracownik rozwiązał umowę o pracę w trybie art. 55 § 11 to pomimo tego, że takie rozwiązanie umowy pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem (art. 55 § 3 to jednak w świadectwie pracy powinien być zapisany rzeczywisty sposób rozwiązania umowy. W uzasadnionych przez pracownika przypadkach, pracodawca wydaje odpis świa­dectwa pracy pracownikowi lub pisemnie upoważnionej przez niego osobie (§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania – Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289). Pracodawca nie może wobec tego odmówić wydania duplikatu świadectwa, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie uzasadniony wniosek. Zgodnie z art. 97 § 11 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie. Zapis ten zwalnia pracodawcę z obowiązku wydania świadectwa pracy z urzędu, w razie, gdy dochodzi do kontynuowania stosunku pracy. Odpis świadectwa pracy powinien być przechowywany w części C akt personalnych pracownika, prowadzonych z godnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z r., Dz. U. nr 62 poz. 286 oraz z 2002 r. nr 214, poz. 1812 określającego zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. W myśl rozporządzenia Ministra Kultury z r. w sprawie......trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. nr 167, poz. 1375, akta osobowe przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50 letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy. Stosownie do przepisu art. 51r. 1. ustawy z r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. nr 171, poz. 1396, ze zm. oraz z 2003 r. nr 137, poz. 1302, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. Obowiązek przechowywania akt personalnych nie jest, co prawda zagrożony obecnie żadną sankcją karna, czy wykroczeniową, niemniej jednak zaniechanie go może pociągać za sobą konsekwencje dla byłego pracodawcy. W wyroku z dnia r. II PK 36/04, ONSP 2005/8/106, Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może na podstawie art. 471 przez art. 300 dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, inne niż utrata zarobków związana z pozostawaniem bez pracy. Analogiczną podstawą dochodzenia roszczeń przez pracownika jest niepoświadczenie w świadectwie pracy wykonywania przez pracownika pracy w warunkach szczególnych. Zważywszy zaś na to, że szkoda, czyli wymagalność roszczenia odszkodowawczego, nastąpi w momencie starania się przez pracownika o emeryturę, pracodawca winien dołożyć szczególnej staranności przy sporządzaniu świadectwa pracy oraz przechowywaniu akt personalnych. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>

Można w tym miejscu przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 21 września 2000 r., sygn. akt III AUa 499/00, w którym orzeczono, że świadectwo pracy, wydane sprzecznie z przepisem art. 97 § 2 K.p., powoduje obowiązek pracodawcy wyrównania nienależnie pobranego świadczenia ubezpieczeniowego przez pracownika, zgodnie z

1. Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywania. W tym samym czasie zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym). Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy. Nowe rozporządzenie dokumentacyjne wprowadziło istotne zmiany w zakresie prowadzenia i podziału akt osobowych (z uwzględnieniem regulacji przejściowych). Określiło też sposób wykonania niektórych obowiązków dokumentacyjnych przez pracodawcę oraz sposób prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej. Akta osobowe w czterech częściach Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z czterech części (powiększyły się o część D) obejmujące dokumenty dotyczące: * ubiegania się o zatrudnienie (A), * nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B), * rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (C), * odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (D). Rozporządzenie dokumentacyjne utrzymało obowiązującą od lat zasadę, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Nowym rozwiązaniem jest możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie, którym przyporządkowane są odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z takich części. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, powinny być obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W częściach od B do D akt wykaz dokumentów przechowywanych w danej części jest otwarty, tj. nie jest wykluczone umieszczenie w tych częściach dokumentów innych niż wymienione w rozporządzeniu dokumentacyjnym. W większości w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są takie same dokumenty, co w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. wprowadziło jednak pewne zmiany w tym zakresie, dodając określone dokumenty w danej części akt lub przesuwając je z dotychczasowej części do innej. Przykładowo, od 1 stycznia br. w części A akt przechowuje się skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich uzyskanych w poprzednim zatrudnieniu i przedkładanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badań wstępnych. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od zł do zł. Rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało zakres dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz określiło procedurę wydawania kopii dokumentów pracownikowi, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czy też zmianie postaci jej prowadzenia. Nowe okresy przechowywania dokumentacji Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b Możliwość zastosowania nowych, krótszych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy jednak od daty podjęcia zatrudnienia przez pracownika. Dziesięcioletni okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Odnosi się on również do zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jeżeli pracodawca złożył za nich raport informacyjny ZUS RIA. Natomiast krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczą akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku wynoszą one zawsze 50 lat. W niektórych sytuacjach 10-letni okres przechowywania ulega przedłużeniu. Ma to miejsce w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: * jest stroną tego postępowania; dokumentację pracowniczą przechowuje się wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b * powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania; okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się wówczas o 12 miesięcy. Po jego upływie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, na pracodawcę nałożono obowiązek poinformowania pracowników o okresie przechowywania ich dokumentacji (art. 946 Kodeksowy wymóg przekazania informacji dotyczy pracowników zatrudnionych pod rządami nowych przepisów, tj. najwcześniej od 1 stycznia 2019 Warunki kontynuacji akt pracowniczychW sierpniu 2019 r. podpisaliśmy umowę o pracę z dwoma pracownikami, którzy uprzednio byli już zatrudnieni w naszym zakładzie. Z jednym z nich pierwszą umowę o pracę zawarliśmy na okres od stycznia do kwietnia 2019 r., a z drugim (zatrudnionym od 1 stycznia 2017 r.) podpisaliśmy nowa umowę w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej. Czy w obu przypadkach możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tych pracowników? Kontynuacja dotychczasowych akt osobowych jest możliwa jedynie w przypadku pierwszego pracownika. W stosunku do drugiego jest to niedopuszczalne, z uwagi na niemożność złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS. Pracodawca może kontynuować poprzednie akta osobowe pracownika na warunkach określonych w art. 945 Stanowi on, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem - w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą. Powyższa regulacja (obowiązująca od 1 stycznia 2019 r.) dotyczy wyłącznie dokumentacji pracowników zatrudnianych ponownie przez tego samego pracodawcę w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Nie odnosi się więc do pracowników zatrudnionych w danej firmie we wcześniejszym okresie, którzy zostali ponownie przyjęci do pracy w tym samym zakładzie po 1 stycznia br. Tej grupy pracowników dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwanej ustawą nowelizującą. Jak wynika z art. 9 tej ustawy, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. - może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych, jednak pod warunkiem, że: * ponowne nawiązanie stosunku pracy nastąpi w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, * pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika (który do 31 grudnia 2018 r. wynosił 50 lat) do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS. Przywołany art. 9 ustawy nowelizującej dotyczy pracowników, których poprzedni stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Wobec takich pracowników pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Złożenie takiego raportu jest jednak niemożliwe w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego - wówczas nie następuje wyrejestrowanie pracownika z ZUS, a to uniemożliwia złożenie wspomnianego raportu. Pracodawca musi więc w takiej sytuacji założyć nowe akta osobowe (patrz stanowisko w ramce).3. Gromadzenie dokumentacji dotyczącej badań profilaktycznychDo końca 2018 r. skierowania na badania lekarskie pracowników i wyniki tych badań przechowywane były w części B akt osobowych. Z obecnego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wynika, że miejscem ich przechowywania jest również część A akt. Czy to oznacza, że dokumenty dotyczące badań profilaktycznych należy jednocześnie przechowywać w tych dwóch częściach? NIE, choć skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne oraz orzeczenia lekarskie wydane w następstwie tych badań przechowuje się zarówno w części A, jak i B akt osobowych (a w określonym przypadku również w części C). Takie skierowania i orzeczenia dotyczą jednak badań profilaktycznych wykonywanych w odmiennych okolicznościach. Zakres dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych określa § 3 rozporządzenia dokumentacyjnego. Pracodawca, ustalając jaki konkretnie dokument jest przechowywany w danej części akt osobowych, powinien kierować się przepisami prawnymi podanymi w nawiasach (przy nazwie danego dokumentu). W przypadku skierowań i badań gromadzonych w części A akt, rozporządzenie odwołuje się do art. 229 § 1 pkt 1 oraz art. 229 § 11 i 12 Pierwszy z przywołanych przepisów dotyczy badań wstępnych wykonywanych przy przyjmowaniu do pracy, z kolei następne - badań lekarskich wykonanych w poprzednim lub równoległym zatrudnieniu, przedkładanych nowemu pracodawcy w celu skorzystania ze zwolnienia z badań wstępnych. W § 3 pkt 2 lit. r) rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej odesłanie dotyczy natomiast art. 229 § 1 pkt 2 i art. 229 § 2 i 5 Pierwszy przepis odnosi się do badań wstępnych wykonywanych w niektórych przypadkach przeniesienia pracownika na inne stanowisko. Drugi dotyczy badań okresowych i kontrolnych, w tym wykonywanych w związku z wystąpieniem określonych (szkodliwych) warunków pracy. Wszystkie te badania mają miejsce już w trakcie zatrudnienia u bieżącego pracodawcy i nie pokrywają się - jeżeli chodzi o sytuacje, w których są wykonywane - z badaniami, o których mowa w § 3 pkt 1 rozporządzenia. Nie można więc mówić o dublowaniu skierowań i orzeczeń lekarskich dotyczących tych badań w poszczególnych częściach akt Zmiana miejsca przechowywania dokumentówWielu pracowników, których zatrudniamy, to rodzice, dlatego w kadrach często składane są wnioski o udzielenie zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem do lat 14. Przechowujemy je w części B akt osobowych, podobnie jak wnioski urlopowe. Czy to prawidłowa praktyka? Ponadto, czy w karcie ewidencji czasu pracy powinniśmy zaznaczać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wyjścia prywatne? Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo: * wniosek dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, * wniosek o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat 14, * dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, * oświadczenie zawierające zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy. Powyższe dokumenty, wnioski i zgody składają się, razem z ewidencją czasu pracy, na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 nie należy więc przechowywać w aktach osobowych. Podobnie nie należy gromadzić w aktach osobowych wniosków urlopowych. Dotyczy to jednak tylko wniosków składanych pracodawcy od 1 stycznia 2019 r. Dokumenty pracownicze wytworzone do 31 grudnia 2018 r. mogą być przechowywane w aktach osobowych zgodnie z przepisami poprzedniego rozporządzenia dokumentacyjnego. Należy zasygnalizować, że wnioski urlopowe powinny być przechowywane poza aktami osobowymi oraz poza dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego takie wnioski wchodzą w skład innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzonej odrębnie). Na tę inną dokumentację składają się również: * karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia), * karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia). Stosowana przez pracodawcę, o którym mowa w pytaniu, praktyka dołączania wniosków urlopowych do akt osobowych nie ma więc - od 1 stycznia 2019 r. - podstaw prawnych. To samo dotyczy wniosków o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat Przechowywanie harmonogramów w aktach osobowychCzęść naszych pracowników pracuje w systemie równoważnym. W związku z tym tworzymy dla nich grafiki. Czy mamy obowiązek ich przechowywania? Jeżeli tak, to w jakiej dokumentacji? Przepisy prawa pracy nie wprowadzają obowiązku przechowywania przez pracodawcę rozkładów (harmonogramów, grafików) czasu pracy. Dokumentacja pracownicza prowadzona jest w ramach akt osobowych oraz tzw. innej dokumentacji ze stosunku pracy. Ich zawartość określa § 3 i 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. § 3 tego rozporządzenia dotyczy prowadzenia akt osobowych, w części B odnoszącej się do nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Natomiast § 6 rozporządzenia reguluje prowadzenie innej niż akta osobowe dokumentacji ze stosunku pracy. Obejmuje ona: * dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, * dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, * kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, * kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Przepisy rozporządzenia określające zawartość części B akt osobowych oraz dodatkowej dokumentacji, nie wymieniają rozkładu czasu pracy (harmonogramu, grafiku) jako dokumentu, który powinien być przechowywany. Pracodawca nie ma więc formalnie takiego obowiązku, niemniej wydaje się to zasadne - dla celów dokumentacyjnych i związanych z rozliczaniem czasu pracy. Pracodawca może w tym celu utworzyć odrębny katalog (teczkę) na takie "Nadmiarowe" dane w aktach osobowychZatrudniamy od lat pracowników, w związku z czym posiadamy duży zasób akt osobowych. Znajduje się w nich wiele dokumentów uzyskanych we wcześniejszych latach, zawierających dane osobowe, których obecnie pracodawca nie powinien przetwarzać. Co zrobić z takimi dokumentami? Czy mamy je usunąć z akt? Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Realizacja tego obowiązku wymaga gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika. Ich źródłem są świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, zaświadczenia o ukończonych kursach, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę. Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych, pozyskiwanych przez pracodawcę w oparciu o Kodeks pracy lub inne przepisy prawa, nie wymagało (i nie wymaga) zgody pracownika lub kandydata do pracy. Niemniej zakres tych danych, umiejscowionych w różnych dokumentach pracowniczych, jest na ogół bardzo obszerny. W świetle zmian dotyczących ochrony danych osobowych ( wejścia w życie RODO) pojawiały się wątpliwości, czy pracodawcy mają prawo przechowywać dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niż dopuszczają to obecnie obowiązujące przepisy. Podstawowym aktem prawnym, który pozwala pracodawcy na uzyskiwanie danych osobowych od kandydata na pracownika i od pracownika, jest Kodeks pracy. Zakres danych jakich może żądać pracodawca od kandydata na pracownika i od pracownika określa art. 221 Uzyskiwanie danych wykraczających poza ten zakres jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy odrębne lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie/pracownik wyraziła na to zgodę (z wyjątkiem danych dotyczących wyroków skazujących). Ostatnie zmiany art. 221 oraz rozporządzenia dokumentacyjnego - związane z wejściem w życie RODO i ustawy wprowadzającej RODO - generalnie zawęziły katalog danych uzyskiwanych przez pracodawcę. Pojawiło się więc pytanie, co należy zrobić, jeżeli w okresie, w którym pozyskiwano konkretne dane, pracodawca miał podstawę prawną do ich przetwarzania, a obecnie takiego umocowania prawnego już nie ma. Czy nadal można przechowywać takie dane w swoich zbiorach? Wątpliwości te rozstrzygnęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Odpowiadając na zapytanie naszego Wydawnictwa uznały, że jest to dopuszczalne, pod warunkiem że pracodawca w okresie uzyskiwania danych miał podstawę prawną do ich przetwarzania (patrz ramka).7. Łączenie papierowej i elektronicznej formy dokumentacjiJedną z form dokumentacji pracowniczej jest postać papierowa. Od 1 stycznia 2019 r. do szerszego użycia weszła również postać elektroniczna, uznana od tej daty za równorzędną z papierową. Pracodawcy mogą wybrać jedną z tych dwóch form prowadzenia dokumentacji. Mogą również - z pewnymi zastrzeżeniami - łączyć obie te formy w ramach jednego zbioru dokumentów. Nowy układ dokumentacjiOd 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie dokumentacyjne. Wydanie tego aktu wykonawczego powiązane było z nowelizacją Kodeksu pracy dotyczącą możliwości zmiany postaci prowadzenia akt pracowniczych. Nowe rozporządzenie istotnie zmodyfikowało zakres i zasady prowadzenia oraz podziału akt osobowych, powiększając je o dodatkową część (D), dotyczącą odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej. Od 1 stycznia br. pracodawca ma możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie. Są one przyporządkowane odpowiednio numerom A1, B1, C1 i kolejnym. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, są obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Nadal aktualna pozostaje zasada, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Aktualne rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało pozostałą dokumentację pracowniczą. Oprócz klasycznej ewidencji czasu pracy obejmuje ona różne wnioski, oświadczenia i zgody pracownika, jak też dokumenty związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypłatą wynagrodzenia czy przydziału odzieży i obuwia roboczego. Dwie formy dokumentówPracodawca może przechowywać całość dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej - według swojego wyboru. Dokumentacja ta jest jednak podzielona według jej rodzaju - w aktach osobowych podział ten wyraża się poprzez wprowadzenie czterech części akt, wyodrębnionych tematycznie. Pozostała dokumentacja również jest podzielona: na związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz na inne dokumenty. Pojawia się pytanie, czy w ramach poszczególnych części akt można zastosować postać papierową i elektroniczną dokumentu, np. część A akt przechowywać w wersji papierowej, a pozostałe części w postaci elektronicznej. To samo pytanie może się pojawić przy pozostałej dokumentacji pracowniczej, jak też w odniesieniu do zawartości wyodrębnionych tematycznie części tej dokumentacji. Przepisy rozporządzenia dokumentacyjnego nie dają odpowiedzi na powyższe pytania. Zawarte w nich kwestie były jednak przedmiotem opinii resortu pracy. W odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa uznał on, że poszczególne części dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i innej), mogą być tworzone i przechowywane w różnej formie. Taka dowolność nie jest już jednak możliwa w odniesieniu do pojedynczych dokumentów w danej części (patrz: stanowisko w ramce i przykład). Zmiana formy z informacjąW razie zmiany dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym fakcie pracowników (art. 949 Pracodawca informuje ich o: * zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (jej części),* możliwości odbioru poprzedniej postaci wskazanej dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji w powyższym terminie, pracodawca może ją zniszczyć. W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika, poprzednią postać dokumentacji pracowniczej mogą odebrać niektórzy członkowie rodziny zmarłego, dzieci własne, drugiego małżonka lub przysposobione, małżonek (wdowa lub wdowiec) lub rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiają Miejsce przechowywania kopii zaświadczenia o zarobkachPracownicy składają czasami wnioski o wydanie zaświadczenia o zarobkach, dla ZUS lub banku. Czy mamy obowiązek przechowywać kserokopie tych zaświadczeń w aktach osobowych? Jeżeli tak, to w jakiej ich części? Zaświadczenia o zarobkach mogą być wydawane w różnych celach. W praktyce najczęściej spotyka się przypadki wydawania wspomnianego zaświadczenia dla potrzeb ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych lub w celu przedłożenia w banku lub innej instytucji finansowej. Forma zaświadczeń pierwszego rodzaju - przedkładanych dla celów emerytalno-rentowych w ZUS - jest sformalizowana. Zaświadczenie to obecnie wydawane jest na formularzu ERP-7 (uprzednio ZUS Rp-7). Sposób wystawiania zaświadczeń drugiego rodzaju, tj. dla banku czy innych instytucji, nie jest unormowany. W tym zakresie pracodawcy stosują własne wzory zaświadczeń, według przyjętej praktyki i w nawiązaniu do oczekiwań instytucji wymagającej zaświadczenia. Niezależnie jednak od tego, z którym rodzajem zaświadczenia mamy do czynienia, przepisy nie wprowadzają obowiązku przechowywania jego kopii przez pracodawcę. Wspomniane w pytaniu zaświadczenie na druku ERP-7 jest jedynie formą poświadczenia niektórych danych zgromadzonych w dokumentacji płacowej. Dokumentację tę, jako niezbędną dla celów emerytalno-rentowych, należy przechowywać przez okresy wskazane w art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Obowiązku przechowywania nie ma już jednak w odniesieniu do zaświadczeń o zarobkach wystawianych na podstawie dokumentacji płacowej. Tak samo wygląda sytuacja w przypadku zaświadczeń wydawanych do innych celów niż emerytalno-rentowe. Przepisy prawa pracy nie regulują wydawania takich zaświadczeń, a co za tym idzie, również kwestii ich przechowywania. Naszym zdaniem dopuszczalne jest przechowywanie przez pracodawcę kopii tych zaświadczeń (zarówno tych wystawionych na druku ERP-7, jak i innych) dla celów dowodowych. Katalog dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych ma charakter otwarty, dlatego nie jest wykluczone przechowywanie omawianych zaświadczeń w tej części akt. Innym rozwiązaniem może być założenie odrębnej dokumentacji (teczki) dla takich zaświadczeń. Wydaje się to zasadne, zwłaszcza w przypadku druku ERP-7, który wydawany jest raczej dla celów ubezpieczeniowych, a nie Przechowywanie dokumentów legalizujących pracę cudzoziemcaZatrudniamy pracownika z Ukrainy. Dysponujemy więc rejestrowanym w urzędzie pracy oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z kopią paszportu i wizy. Czy wskazane dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika? TAK. Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych pracownika-cudzoziemca dokumenty legalizujące jego pracę i pobyt (powinny to być kopie) oraz kopię paszportu. Pracodawca zatrudniający cudzoziemca prowadzi i przechowuje jego akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku polskich pracowników. Zakres gromadzonej dokumentacji różni się jednak ze względu na procedury legalizujące pobyt i pracę cudzoziemca. Do świadczenia pracy w Polsce konieczne jest bowiem posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę bądź pracę sezonową, a także ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu w Polsce. Wynika to z art. 88p ust. 1 i art. 88z ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.). Podmiot powierzający pracę ma obowiązek zażądać od obcokrajowca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski. W przypadku pracodawcy zatrudniającego obywatela Ukrainy dokumentami legalizującymi pobyt cudzoziemca są wizy i decyzje wojewody zezwalające na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonywania pracy oraz karta pobytu. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. Obowiązek ten wynika z art. 2 i 3 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz. 769). Przepisy te nie wskazują miejsca przechowywania kopii tych dokumentów, stąd - w razie zawarcia umowy o pracę - powinny one zostać umieszczone w aktach osobowych pracownika. Pracodawca dysponuje kopią paszportu zatrudnianego cudzoziemca, gdyż to on występuje o wydanie jednego z trzech dokumentów legalizujących pracę tej osoby w Polsce. Ma w związku z tym obowiązek dołączenia kopii wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży do składanego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także wniosku o zezwolenie na pracę/pracę sezonową. Stanowi o tym § 7 ust. 1 pkt 4, ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca... (Dz. U. z 2017 r. poz. 2345). Jeśli Czytelnik przechowuje w aktach osobowych oryginały dokumentów, to powinien je zastąpić kopiami, a oryginały zwrócić pracownikowi. Nie ma natomiast potrzeby kopiowania zezwolenia na pracę i pracę sezonową w celu ich umieszczenia w aktach osobowych. Te dokumenty są wydawane w trzech egzemplarzach, tj. jeden dla urzędu, jeden dla cudzoziemca oraz jeden dla Wniosek o ruchomy czas pracy poza aktami osobowymiPracownik złożył wniosek o wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy. Do tej pory przechowywaliśmy takie wnioski w części B akt osobowych. Czy nadal takie wnioski powinniśmy gromadzić w tej części akt? W odniesieniu do wniosków składanych od 1 stycznia 2019 r. nie ma już takiego obowiązku. Jak wynika z § 6 pkt 1 lit. b) rozporządzenia dokumentacyjnego, wspomniane w pytaniu wnioski powinny być przechowywane w ramach dokumentacji dotyczącej ewidencjowania czasu pracy. Akta osobowe nie są odpowiednim miejscem na ich gromadzenie, tym bardziej, że w § 3 rozporządzenia dokumentacyjnego, określającym, jakie dokumenty należy składać w części B akt, nie ma mowy o takich wnioskach. Należy zaznaczyć, że wnioski te mogą być nadal przechowywane w części B akt osobowych, jeżeli zostały zgromadzone do 31 grudnia 2018 r. (co wynika z § 20 rozporządzenia dokumentacyjnego). Pracodawca może stosować wobec takich "starych" wniosków obowiązujące do końca 2018 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Nie przewidywało ono gromadzenia wniosków o ruchomy rozkład czasu pracy w części B akt osobowych (były tam składane wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy), ale też nie zawierało regulacji wskazującej, gdzie konkretnie wnioski te mają być umieszczane. W praktyce pracodawcy często przechowywali je właśnie w części B akt osobowych, korzystając z tego, że wykaz dokumentów składających się na tę część akt miał charakter otwarty. W przypadku takich wniosków pracodawcy nie muszą teraz zmieniać ich lokalizacji, natomiast wnioski składane od 1 stycznia 2019 r. podlegają w całości nowym Dokumentacja dotycząca zajęcia wynagrodzeniaOtrzymaliśmy pismo o zajęciu wynagrodzenia pracownika na poczet należności niealimentacyjnych. Czy kopia tego pisma (oraz oświadczenie pracownika o odbiorze wynagrodzenia płatnego w gotówce) powinna być przechowywana w aktach pracowniczych? Raczej nie. Z przepisów rozporządzenia dokumentacyjnego wynika jedynie, że w części C akt osobowych, dotyczącej rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, należy umieścić potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę, w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. Rozporządzenie dokumentacyjne nie reguluje tego, w jaki sposób i gdzie umieszczać dokumenty dotyczące zajęć komorniczych trwających podczas istnienia stosunku pracy. Z uwagi jednak na to, że egzekucja powoduje potrącenia z wynagrodzenia wydaje się, że właściwym miejscem do przechowywania pism o zajęciu tego wynagrodzenia będzie inna dokumentacja ze stosunku pracy, o której mowa w § 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. Konkretnie chodzi tu o dokumentację dotyczącą wypłat wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń. Jeżeli chodzi o oświadczenie pracownika wspomniane w pytaniu, to należy zauważyć, że zgodnie z § 6 pkt 3 rozporządzenia dokumentacyjnego, inna dokumentacja pracownicza w zakresie wynagrodzenia zawiera jedynie: * kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, * wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Tylko te dokumenty powinny być obowiązkowo przechowywane. Nie ma natomiast takiego wymogu odnośnie oświadczenia pracownika o odbiorze wynagrodzenia. Pracodawca może te oświadczenia przechowywać (dla celów dowodowych) w odrębnym Kontynuacja akt osobowych pracownika przejętego przez innego pracodawcęKilka lat temu pracownik naszej firmy został przejęty przez innego pracodawcę. W lipcu br. został zwolniony z tamtej firmy i będzie ponownie zatrudniony w naszym zakładzie. Czy możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tego pracownika i czy konieczne jest ponowne wypełnienie przez niego kwestionariuszy dla kandydata na pracownika i dla pracownika? Na etapie rekrutacji i zatrudnienia kandydat na pracownika, a później pracownik może wypełnić odpowiednie kwestionariusze osobowe. Nie jest to jednak obowiązkowe. Odnosząc się do sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zaznaczyć, że w przypadku przejęcia pracownika przez innego pracodawcę w trybie art. 231 dokumentacja pracownicza przejmowanego pracownika powinna zostać przekazana do nowego zakładu pracy razem z tym pracownikiem. Ta zasada obowiązywała zarówno pod rządami obowiązującego do 31 grudnia 2018 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...), jak i obecnie. Zgodnie bowiem z § 7 rozporządzenia dokumentacyjnego, w przypadku przejęcia pracownika w trybie art. 231 (albo na podstawie odrębnych przepisów przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy), dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy. Z przywołanych regulacji wynika, że w przedstawionej sprawie akta osobowe pracownika wspomnianego w pytaniu powinny zostać przekazane do firmy, która go przejęła. W takim przypadku pracodawca przekazujący powinien obecnie założyć nowe akta osobowe. Jeżeli natomiast w przedstawionej sprawie akta osobowe, wbrew przepisom, nie zostały przekazane do pracodawcy przejmującego, to, zdaniem redakcji, zastosowanie znajdą regulacje określające warunki kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (przykład). Kwestii tej dotyczy art. 945 oraz art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Pierwszy z tych przepisów dotyczy dokumentacji ze stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r., drugi okresów wcześ Potwierdzenie dokumentacji za zgodność z oryginałemW aktach osobowych pracownika powinny znajdować się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzone przez pracodawcę. Czy w celu potwierdzenia dokumentu za zgodność, powinniśmy otrzymać do wglądu jego oryginał, czy też wystarczy potwierdzenie zgodności z kopią? Pracodawca przechowuje w aktach osobowych - prowadzonych w wersji papierowej lub elektronicznej - odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do zatrudnienia lub pracownika. Powinny być one poświadczone przez pracodawcę (lub osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z przedłożonym dokumentem, a nie z oryginałem. Podobnie jest w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, co wynika z § 11 rozporządzenia dokumentacyjnego. Stanowi on, że w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument papierowy, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Definicję dokumentu definiuje art. 773 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to więc być zapisana kartka papieru, wiadomość SMS, MMS lub e-mail. Treść dokumentu może zostać utrwalona na dowolnym nośniku. Problematyczna może się jednak okazać dostarczona przez kandydata lub pracownika kserokopia dokumentu. Zdaniem Sądu Okręgowego w Łodzi w wyroku z dnia 21 czerwca 2017 r., sygn. akt III Ca 842/17, przez dokument rozumie się jego oryginał. Zwykła odbitka ksero (to jest odbitka niepotwierdzona, niestanowiąca dokumentu) nie może zastąpić dokumentu, na którego bazie powstała. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca zażąda przedstawienia dokumentu, to należy mu dostarczyć jego oryginał albo poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię. W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zauważyć, że zgodnie z art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracyjnego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Natomiast w myśl art. 129 § 2 zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Podstawa prawna- Ustawa z dnia r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)

Z dniem 17 maja 2023 r. zmieniają się przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Są one spowodowane nowelizacją Kodeksu pracy obowiązującą od 26 kwietnia 2023 r. Sprawdź, jakie nowe dokumenty pracownicze będą przechowywane w części B akt osobowych.

Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Jednak należy pamiętać, że informacje do świadectwa pracy nie wydaje się każdemu pracownikowi, z którym zakończono współpracę. Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Okres przechowywania akt pracowników do końca 2018 roku, wynosił 50 lat. Warto wiedzieć, że dokumentacja pracownicza to nie tylko teczki osobowe, ale również inne dokumenty, których czas przechowywania był zróżnicowany. Od 1 stycznia 2019 roku, zaczęły obowiązywać przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Regulacje w tym zakresie, opisano w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wyszczególnia 3 grupy pracowników, u których stosuje się różne zasady określania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: pierwsza grupa, to pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku – w ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat; druga, to pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2019 roku, u których okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, czyli ustala się go według starych przepisów. W przypadku tej grupy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA); trzecią grupą, są pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. i w ich sytuacji, nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a akta pracownicze należy przechowywać 50 lat. Co oznacza 10 letni okres przechowywania dokumentacji? Art. 94 pkt 9b zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Przepis ten określa również, że dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile odrębne przepisy nie przewidują innego okresu jej przechowywania. Zaś w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(5) § 2 w tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończy się ostatni stosunek pracy. Ważne! 10 - letni okres przechowywania dokumentacji zakończy się w jednym dniu, w stosunku do wszystkich pracowników, których stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł w danym roku kalendarzowym. Przykład 1. Umowa pani Anny skończy się 31 marca 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku, co oznacza to, że koniec okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mija 31 grudnia 2030 roku. Przedsiębiorca po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania, musi pamiętać że pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(6) pkt. 2 pracownik na odebranie swoich dokumentów, ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykład 2. Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija 31 grudnia 2030 roku, wówczas pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania na jej odebranie czyli do dnia 31 stycznia 2031 roku. W przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek jej zniszczenia. Dają też pewną dowolność w jaki sposób zostanie ona zniszczona, oraz nie wyznaczają dokładnego momentu zniszczenia. Wprowadzają okres, w którym ten obowiązek należy spełnić – jest to 12 miesięcy od daty, do której pracownik mógł odebrać dokumentację. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodnie z prawem. Przykład 3. Pani Anna nie odebrała swojej dokumentacji pracowniczej w terminie (do 31 stycznia 2019 r.). W tej sytuacji, pracodawca ma obowiązek zniszczyć całą dokumentację w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2032 roku. Informacja do świadectwa pracy Zgodnie z art. 94(6) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Komu i kiedy przekazuje się informacje? Wprowadzenie tych przepisów spowodowało, że przedsiębiorcy zastanawiają się komu wydawać informację o okresie przechowywania dokumentacji. Czy informacja do świadectwa powinna być przekazywana wszystkim pracownikom, czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku? W tej sprawie zabrało głos MRPiPS, w którym jasno określiło, iż obowiązki informacyjne określone w art. 94(6) dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa, nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ważne! Informacja do świadectwa pracy, powinna być sporządzona wyłącznie dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, czyli pracowników, dla których okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Przykład 4. Dnia 2 stycznia 2019 roku zatrudniono pracownika na okres próbny. Z dniem 31 marca rozwiąże się umowa o pracą z tym pracownikiem i nie zostanie ona przedłużona. Pracodawca w tej sytuacji jest zobowiązany dołączyć informację do świadectwa pracy. Prawo pracy, PPK, sprawozdanie finansowe, RODO Bestsellery 2019 z rabatami do – 50% Skorzystaj >> Przykład 5. Rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło 28 lutego 2019 roku. W związku z tym, że pracownik ostatnią umowę podpisał w 2017 roku, pracodawca wydaje mu wyłącznie świadectwo pracy. Dodatkowa informacja do świadectwa pracy nie jest w takim przypadku wymagana. Czy wpisywać daty? Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracownika jednak nie określają, czy w informacji pracodawcy powinni zawrzeć informację wynikającą wprost z przepisów, czy muszą pracownikowi podać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Należy jednak pamiętać, że według inspekcji pracy, informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Dlatego też większość ekspertów prawa pracy sugeruje, żeby w informacji podać dokładne daty przy każdym z punktów. Czy informacja do świadectwa pracy to osobny dokument? Pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument ten powinien zostać wydany w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie możliwości, aby świadectwo wydać w tym terminie, powinno ono zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania umowy. Taka sama zasada obowiązuje przy wydawaniu dodatkowej informacji. W tej sytuacji, wiele osób chce umieszczać ją w treści świadectwa, co jest błędne. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów jakie należy w nim zawrzeć i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji. Wynika z tego, że taka informacja powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Autor: Katarzyna Dorociak, ekspert
Darmowy wzór świadectwa pracy – w formacie .pdf i .doc. Świadectwo pracy powinno być wydane, gdy ustał stosunek pracy. Powinno ono zawierać wiele informacji, które są niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Aby uniknąć problemów, zarówno ze strony pracownika, jak i pracodawcy, warto wykorzystać gotowy wzór świadectwa
Zgłoś Udostępnij Informacja o przechowywaniu i odbiorze dokumentacji pracowniczej Uprzejmie informuję iż : 1. Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez okres 10 lat ,licząc od końca roku kalendarzowego , w którym Pana stosunek pracy uległ rozwiązaniu tj…… 2. Przysługuje Panu możliwość odbioru Pana dokumentacji pracowniczejdo końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania , o którym mowa w niniejszej Informacji. 3. W razie nieodebrania dokumentacji w okresie , o którym mowa w niniejszej Informacji ,dokumentacja zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści , w terminie do 12 miesięcy po upływie tego okresu. W tym terminie do czasu zniszczenia –dokumentacja pracownicza będzie mogła być Panu wydana. Cytuj Odnośnik do komentarza Udostępnij na innych stronach
W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, przewidziano podział akt osobowych na 4 (w miejsce funkcjonujących do końca 2018 r. trzech) części obejmujące: etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych),

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę. Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę inspektor Pracownik - vademecum Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy ( umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej ( zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy Zaginione akta osobowe Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Konieczność taka może zaistnieć w sytuacjach wyjątkowych (np. gdyby niezbędne okazało się wpięcie świadectwa pracy z ostatniego zatrudnienia w celu uaktualnienia informacji o stażu), albo wtedy, gdy będą o tym stanowiły przepisy. Do nowych akt osobowych nie muszą również być wpinane oświadczenia lub dokumenty zawierające Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skrócenie okresu archiwizacji akt osobowych to zmiany, które były bardzo oczekiwane przez pracodawców. Wprowadzenie tych rozwiązań powinno w sposób istotny wpłynąć na obniżenie kosztów przedsiębiorstw. Krótszy okres przechowywania akt – tylko pod pewnymi warunkami Według ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat. Ta istotna zmiana nie dotyczy jednak wszystkich pracowników. Zróżnicowanie okresu przechowywania akt osobowych jest bowiem uzależnione od daty nawiązania stosunku pracy: - pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – w tej grupie zatrudnionych skrócenie okresu przechowywania dokumentacji do 10 lat obejmie wszystkich pracowników. Od stycznia 2019 r. pracodawcy przekazują do ZUS szczegółowe raporty miesięczne zawierające dane, które umożliwią w przyszłości wyliczenie emerytur i rent pracowników i zleceniobiorców na podstawie zgromadzonych przez ZUS informacji; - pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczy okres przechowywania dokumentacji nadal wynosi 50 lat, ale pracodawca może dobrowolnie skorzystać z możliwości skrócenia tego okresu do 10 lat, pod warunkiem złożenia w ZUS raportów z informacjami niezbędnymi do ustalenia wysokości emerytury za pracowników zatrudnionych w tym okresie. Decyzja o złożeniu raportów musi obejmować wszystkich pracowników i wszystkie przepracowane lata; - pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – w odniesieniu do tej grupy pracowników nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentów. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji kadrowej przez okres 50 lat. Wystarczy e-dokumentacja W poprzednim stanie prawnym dokumentacja pracownicza była obligatoryjnie prowadzona w wersji papierowej. Od 2019 r. pracodawca może wybrać, czy akta pracownicze będą prowadzone w wersji papierowej, czy elektronicznej. W punktu widzenia prawa obie formy są równoważne. Przyjęty sposób prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy wszystkich pracowników. Decyzja o prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznej wymagał zeskanowania i podpisania każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przygotowania systemu informatycznego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami archiwizowania dokumentacji. Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z digitalizacji dokumentacji pracowniczej Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii roczne koszty administracyjne przechowywania dokumentacji pracowniczej ponoszone przez pracodawców wynoszą około 130 mln zł. Przykładowo: firma zatrudniająca ok. 500 pracowników może zaoszczędzić w skali roku kwotę rzędu 200 tys. zł. Dodatkowym ważnym atutem przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej jest łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej. Wypłata wynagrodzenia gotówką tylko na wniosek pracownika Od 2019 r. wypłata wynagrodzeń na mocy przepisów jest realizowana na konta bankowe pracowników. Otrzymanie wynagrodzenia w gotówce możliwe jest tylko w przypadku, gdy pracownik złoży do akt oświadczenie o wyborze tej formy wypłaty wynagrodzenia w ciągu 21 dni od wejścia w życie nowych przepisów. Dodatkowe obowiązki dla pracodawców decydujących się na e-dokumentację Zmiana formy prowadzenia dokumentacji kadrowej nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki: 1) zobowiązuje do poinformowania pracowników o prowadzeniu dokumentacji w innej formie i umożliwienia pracownikom odbioru dokumentacji prowadzonej w poprzedniej formie w terminie 30 dni od daty przekazania tej informacji; Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zobowiązuje pracodawcę do przekazania ze świadectwem pracy informacji o: - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, - możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu, - zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania w określonym terminie. Przechowywanie akt zgodnie z przepisami - Najważniejszym elementem prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w wersji elektronicznej jest posiadanie oprogramowania zgodnego z obowiązującymi przepisami. System kadrowo-płacowy musi zapewniać należytą ochronę, integralność i autentyczność dokumentacji elektronicznej. - Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wymaga sporządzenia szczegółowych raportów informacyjnych za każdego pracownika za cały okres pracy przypadający na lata 1999–2018, czyli w niektórych przypadkach nawet za 20 lat pracy. - Podjęcie decyzji o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymaga zeskanowania i podpisania wszystkich dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikom informacji o możliwości odebrania ich dokumentów, zanim zostaną one zniszczone. Ustawa wprowadzająca nowe przepisy została ogłoszona w dniu 13 lutego 2018 r. jednak data wejścia przepisów w życie została przesunięta na 1 stycznia 2019 r. Okres vacatio legis dał przedsiębiorcom możliwość dostosowanie swoich systemów informatycznych i zaplanowanie prac związanych ze zmianą formy prowadzenia dokumentacji kadrowej. Zobacz także: Kadry Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Urząd Miejski w Nysie poszukuje kandydata do zatrudnienia na stanowisku urzędniczym podinspektora w Wydziale Finansowym w ramach umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika, podczas jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. 1. Wymagania kwalifikacyjne na wymienione stanowisko: wykształcenie wyższe lub średnie i trzyletni staż pracy, doświadczenie zawodowe: mile widziany staż pracy przy wykonywaniu czynności związanych z niżej wymienionym zakresem zadań, predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, nienaganne zachowanie, dobra organizacja pracy, chęć do nabywania wiedzy, sumienność, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole. 2. Zakres zadań wykonywanych na stanowisku: Organizacja pracy polegająca w szczególności na: a) inicjowaniu i podejmowaniu przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Nysie; b) bieżącym monitorowaniu zmian w obowiązujących przepisach w zakresie wykonywanych czynności oraz ich odpowiednim stosowaniu; c) aktywnej współpracy z poszczególnymi stanowiskami pracy Wydziału Finansowego oraz pozostałymi wydziałami tutejszego Urzędu; d) przestrzeganiu terminowego załatwiania spraw, wszelkich instrukcji obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Nysie i dyscypliny pracy; e) okresowym przeglądzie (co najmniej raz na kwartał) prowadzonych akt spraw w celu wychwycenia zaistniałych nieprawidłowości; f) przestrzeganiu i doskonaleniu obowiązującego obiegu dokumentacji oraz doskonaleniu systemu ZSI g) kompletowaniu, przechowywaniu i zabezpieczaniu akt oraz dokumentów; h) właściwej obsłudze i zabezpieczeniu dostępu danych objętych systemem komputerowym; i) przygotowywaniu i przekazywaniu akt do archiwum. 2. Sporządzanie list płac, naliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszelkich dodatków i potrąceń dla: a) osób zatrudnionych w ramach współpracy z Urzędem Pracy; b) inkasentów podatków i opłaty skarbowej; c) osób pobierających diety radnych i sołtysów; d) Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; e) osób które mają przyznane stypendia np.: naukowe, mieszkaniowe i sportowe; f) osób powołanych na ćwiczenia wojskowe – świadczenie pieniężne rekompensujące utracone dochody ze stosunku pracy; g) innych osób którzy mają wypłacane środki z innego tytułu niż umowa o pracę, umowa zlecenie i o dzieło. 3. W zakresie płac (zakres prac podzielony na dwa stanowiska-odrębne pismo): a) sporządzanie listy płac dla pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę oraz umów zleceń i o dzieło; b) współpraca z wydziałami/biurami/samodzielnymi stanowiskami na odcinku tworzenia właściwej dokumentacji płacowej; c) kompletowanie oświadczeń i deklaracji zgody od osób w zakresie potrąceń z list płac; d) dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń na podstawie zajęcia komorniczego, korespondencja z komornikami; e) wypłacanie świadczeń socjalnych na podstawie otrzymanej dokumentacji; f) naliczanie i uzgadnianie (z drugim stanowiskiem ds. płac) wartości potrąceń wg list płac w zakresie wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych w tym: g) miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych; h) składek na ubezpieczenie społeczne, fundusz pracy i ubezpieczenie zdrowotne; i) pozostałych zobowiązań pracowniczych. j) eksport przelewów z wygenerowanych list płac do systemu bankowego; k) wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobków; l) przygotowywanie danych dla wydziałów merytorycznych do sporządzania tzw. metryczek (rotacyjne ze współpracownikiem). m) w module EWKA: księgowanie metryczek; rozksięgowywanie list płac na poszczególne składniki płacowe i potrącenia; uzgadnianie transakcji w zakresie wypłaty wynagrodzeń na: koncie 130 wydatki – zgodność do § 4010, § 4040, § 4110, § 4120, § 4140 w korespondencji z kontami zespołu „4”; kontach 225, 229, 231, 240; n) coroczne generowanie i drukowanie kart wynagrodzeń; 4. W zakresie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych: a) prowadzenie ewidencji zasiłków chorobowych wg obowiązujących przepisów ZUS; b) naliczanie zasiłków chorobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami; c) zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz zmiany danych osoby ubezpieczonej, d) zgłoszenia danych członków rodzin, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych; e) rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zasiłków chorobowych i wypadkowych; f) dokonywanie korekt rozliczeń składek ZUS; g) sporządzanie rocznych raportów imiennych dla pracowników lub comiesięcznych na wniosek pracownika (ZUS RMUA); h) sporządzanie rocznych raportów składek społecznych i zdrowotnych pracowników; i) kompletowanie i przekazywanie do ZUS innych dokumentów niezbędnych do realizacji świadczeń; j) wystawianie zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących wynagrodzeń pracowników, do których pracodawca zobowiązany jest przepisami prawa (np. Rp-07). 5. Prowadzenie korespondencji zewnętrznej w zakresie spraw płacowych. 6. W zakresie dokumentacji dotyczącej pobranych zaliczek na podatek od wynagrodzeń i świadczeń pieniężnych o których mowa w pkt 2 i 3 sporządzanie: a) informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT- 11 oraz przekazywanie ich w ustawowych terminach do Urzędów Skarbowych; b) informacji o wypłaconym stypendium, o przychodach z innych źródeł oraz o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych PIT-8C; c) informacji o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich PIT-R; d) oraz innych dokumentów jeżeli wynika to z przepisów. Doręczanie w/w dokumentów adresatom i właściwym miejscowo Urzędom Skarbowym w ustawowych terminach. 7. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym. 8. Sporządzanie poleceń przelewów na podstawie zatwierdzonych dokumentów celem ich realizacji. 9. Przestrzegania dokonywania terminowych płatności. 10. Pracownicze plany kapitałowe (PPK). 11. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Nysie w zakresie przygotowywania dokumentacji i występowania z wnioskiem o zwrot poniesionych kosztów w związku z zatrudnieniem osób bezrobotnych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych. 12. Sporządzanie sprawozdań statystycznych dotyczących zatrudnienia i wynagrodzeń za pośrednictwem portalu sprawozdawczego i innych sprawozdań, zestawień i raportów. 13. Współpraca z innymi stanowiskami pracy przy sporządzaniu wszelkich sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw. 14. Księgowanie wyciągu bankowego – „Rachunek płacowy” z dnia w którym zostały wypłacone wynagrodzenia i inne świadczenia na rzecz pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę Urzędu Miejskiego w Nysie. 15. Obsługa systemu PROTON – elektroniczny obieg dokumentów. 16. W zakresie kontroli wewnętrznej ściśle przestrzeganie przepisów zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości oraz instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. 17. Przestrzeganie i stosowanie przepisów zawartych w ustawach i przepisach wykonawczych wynikających z zakresu czynności, między innymi ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych. 18. Inicjowanie zmian w wewnętrznych uregulowaniach Urzędu Miejskiego w Nysie, a dot. Wydziału Finansowego. 19. Przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej w zakresie wykonywanych obowiązków. 20. Wykonywanie innych poleceń przełożonych wynikłych z potrzeb Wydziału Finansowego i Urzędu Miejskiego, jeżeli nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. 3. Szczegółowe prawa i obowiązki: przetwarzanie danych osobowych wynikających z zakresu obowiązków pracowniczych, obsługa systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych, należyte i sumienne wykonywanie obowiązków służbowych określonych w zakresie czynności, przestrzeganie tajemnicy służbowej i danych osobowych oraz zasad przetwarzania danych osobowych, przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzeganie dyscypliny pracy, dbałość o mienie społeczne, ład i estetykę miejsca pracy. Zainteresowane osoby prosimy o składanie aplikacji w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Nysie, ul. Kolejowa 15 – parter pok. 01, w terminie do dnia 5 sierpnia 2022 r. Aplikacja powinna zawierać: list motywacyjny, życiorys – curriculum vitae z informacjami o wykształceniu i opisem dotychczasowego przebiegu pracy zawodowej, kwestionariusz osobowy według wzoru dostępnego na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Nysie lub w Biurze Kadr Urzędu Miejskiego w Nysie, kserokopie świadectw pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu w ramach umowy o pracę (jeżeli kandydat takie posiada), kserokopia dyplomu ukończenia studiów wyższych lub świadectwo ukończenia szkoły średniej, oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych, oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie, ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego składa kserokopię dokumentu potwierdzającą znajomość języka polskiego: certyfikat znajomości języka polskiego poświadczający zdany egzamin z języka polskiego na poziomie średnim ogólnym lub zaawansowanym, wydany przez Państwową Komisję Poświadczania Znajomości Języka Polskiego jako Obcego, dokument potwierdzający ukończenie studiów wyższych prowadzonych w języku polskim, świadectwo dojrzałości uzyskane w polskim systemie oświaty, świadectwo nabycia uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego wydane przez Ministra Sprawiedliwości. Formularz kwestionariusza osobowego jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Nysie i w Biurze Kadr Urzędu Miejskiego w Nysie ul. Kolejowa 15. Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim w Nysie jest opublikowany w BIP na stronie internetowej – „Praca w Urzędzie”. Zatrudnienie osoby na zastępstwo nie wymaga przeprowadzenia naboru zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2022 poz. 530). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy: 1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Nysie z siedzibą w Nysie, ul. Kolejowa 15, kod pocztowy 48-300, adres e-mail: [email protected], telefon: 77 4080500, reprezentowana przez Burmistrza Nysy; 2) sposoby kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w Gminie Nysa, to adres korespondencyjny: ul. Kolejowa 15, 48-300 Nysa, adres e-mail: [email protected]; 3) przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie się odbywać na podstawie 6 ust. 1 lit b) oraz c) unijnego rozporządzenia RODO w związku w z procesem rekrutacji tj. naboru na wolne stanowisko urzędnicze, nawiązaniem stosunku pracy i spełnieniem obowiązków z tym związanych ciążących na pracodawcy; 4) jeżeli w dokumentach poda Pan/Pani dane, o których mowa w art. 9 ust 1 RODO konieczna będzie zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. A RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie; 5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas określony w przepisach prawa; 6) przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, do ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, do przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania; 7) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli Pani/Pana zdaniem, przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana – narusza przepisy unijnego rozporządzenia RODO; 8) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz warunkiem zawarcia umowy; 9) Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych, w uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa, umów powierzenia lub stosownych upoważnień; Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane”. informacja: UM Nysa
Procedura ta wygląda następująco: Pracownik zauważa błąd w świadectwie pracy; Pracownik zwraca się – w terminie 14 dni od daty otrzymania świadectwa – do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy; Pracodawca – w terminie 7 dni od daty otrzymania wniosku – wydaje pracownikowi nowe, wolne od błędów
Informacja o okresie przechowywania akt jest wydawana po zakończonym stosunku pracy równolegle ze świadectwem pracy. Czy wydanie tej informacji jest obowiązkowe? W artykule szczegóły!Obowiązki pracodawcy Według przepisów Kodeksu pracy pracodawca ma następujące obowiązki względem swoich pracowników:obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy; obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;obowiązek prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;obowiązek terminowego i prawidłowego wypłacania pracownikom należnego im wynagrodzenia za pracę;obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;obowiązek stwarzania pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;obowiązek zaspokajania w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników;obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;obowiązek wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia niedawno, w chwili kiedy dochodziło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca miał obowiązek wydać pracownikowi wyłącznie świadectwo pracy. Co do zasady należy to zrobić w ostatnim dniu pracy, a gdyby z różnych przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie było możliwe, wówczas pracodawca musi je wydać w ciągu 7 dni lub przesłać je byłemu pracownikowi przesyłką dotyczące okresów przechowywania aktNa skutek nowelizacji przepisów Kodeksu pracy obowiązującej od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Wprowadzenie tej regulacji wynika ze zmian przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji 2019 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku doszło do zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. I tak w wypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a należy ją przechowywać 50 lat. Od stycznia 2019 roku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydania byłemu pracownikowi:informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; informacji o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W informacji przekazywanej pracownikowi należy dokładnie określić termin, do kiedy przechowywane są dokumenty pracownicze, gdyż ma to znaczenie dla ustalenia okresu, kiedy pracownik będzie mógł zgłosić się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej. Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej należy liczyć od upływu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma na to miesiąc. W informacji mu przekazywanej należy dokładnie wskazać ten termin. Pracodawca powinien również poinformować pracownika, że w przypadku, kiedy ten nie odbierze dokumentacji pracowniczej po zakończeniu okresu jej przechowywania, pracodawca po upływie wskazanego czasu w informacji wydawanej pracownikowi dokona zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób trwały, uniemożliwiający jej informacje, które pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi, powinny być zindywidualizowane i obowiązek informacyjny pracodawcy stosowany jest do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 wejściu w życie powoływanych rozwiązań pojawiły się wątpliwości co do tego, czy mają one zastosowanie we wszystkich przypadkach rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej obowiązki informacyjne dotyczą wyłącznie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku. Dlatego też wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, co wynika z art. 7 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2019 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2019 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć jej umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2019 roku. Pracodawca, wydając pani Annie świadectwo pracy, przekazał jej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Przechowywać on będzie jej akta osobowe i dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tj. od 1 stycznia 2020 roku. Tym samym dokumentacja pracownicza pani Anny będzie przechowywana do 31 grudnia 2029 roku. Będzie ona mogła ją odebrać od byłego pracodawcy w okresie od 1 stycznia 2030 roku do 31 stycznia 2030 roku. Taką też informację od niego 2. Pani Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2017 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2020 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2020 roku. Wydając pani Annie świadectwo pracy, nie ma obowiązku przekazywać jej informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, informacji o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Nie ma możliwości wskazania tych informacji w treści świadectwa pracy, gdyż przepisy aktów prawnych i aktów wykonawczych wskazują szczegółowo elementy, jakie znajdują się w tym informacja:Miejscowość, dataDane pracodawcyDane pracownika INFORMACJA O OBOWIĄZKACH PRACODAWCY DOTYCZĄCYCH PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ ORAZ PRAWACH PRACOWNIKA Z TYM ZWIĄZANYCHNa podstawie art. 946 Kodeksu pracy informuję, że: Okres przechowywania Pana/Pani dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. do dnia ................... Po upływie wyżej wskazanego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przysługuje Panu/Pani prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po tej dacie, tj. od .................... do .................... W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym okresie Pana/Pani dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający jej pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, lub osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy Kiedy doszło do poinformowania pracownika o terminie odbioru dokumentacji pracowniczej, natomiast nie zgłosi się on po nią po upływie okresu jej przechowywania, wówczas pracodawca ma obowiązek jej zniszczenia. Zniszczenie powinno nastąpić w przeciągu 12 miesięcy, licząc od dnia, do którego pracownik mógł odebrać tę dokumentację. Przechowywanie jej po tym okresie jest niezgodnie z prawem. Pracodawca ma dowolność co do sposobu zniszczenia kopii dokumentacji pracowniczejPonadto wskazać należy na uprawnienie pracownika do żądania wydania mu kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej, które można zgłosić zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu. Uprawnienie to pozwala uzyskać dokumentację pracowniczą przed terminem uprawniającym pracownika do jej odbioru przed zniszczeniem. W takiej sytuacji wydanie dokumentacji prowadzonej w formie papierowej musi polegać na sporządzeniu jej kopii opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku prowadzenia przez pracodawcę elektronicznej dokumentacji pracownikowi winno zostać odwzorowanie cyfrowe zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją musi wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.
BYtQdx.
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/38
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/84
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/19
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/82
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/77
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/42
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/72
  • 0hyn5esfoc.pages.dev/33

    • informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy